Kandungan
Mempunyai sistem pemfailan yang berkesan boleh menjimatkan masa dan tenaga apabila anda mempunyai maklumat penting yang perlu ditarik balik dengan cepat dari jumlah fail yang besar. Terdapat dua jenis sistem pemfailan, mereka yang menggunakan nombor, atau sistem angka, dan mereka yang menggunakan huruf, atau sistem abjad. Belajar bagaimana menggunakan sistem ini adalah penting untuk menentukan keputusan yang terbaik untuk anda. Walaupun terdapat beberapa kategori, memahami asas-asas sistem pengajuan ini adalah mudah.
Tentukan jenis sistem abjad dan angka yang akan berfungsi dengan baik untuk jenis dokumen yang anda ingin failkan. Terdapat tiga sistem abjad asas untuk dipertimbangkan dan empat sistem angka, yang paling biasa ialah sistem perpuluhan. Sistem tiga abjad adalah topikal, ensiklopedia, dan geografi.
Mulakan dengan mendefinisikan sistem "abjad topik". Ini juga dikenali sebagai sistem "kamus" dan adalah yang paling mudah difahami. Dalam kes ini setiap fail memberikan tajuk dan tajuk-tajuk itu disusun dalam susunan abjad dari A hingga Z. Mereka tidak dikumpulkan ke dalam subjek dan tidak mempunyai kategori supaya sistem ini biasanya terbaik untuk fail yang lebih kecil.
Memahami sistem "ensiklopedia" atau "dikelaskan". Dalam sistem ini, ada tajuk atau subjek yang besar, seperti sejarah atau falsafah, yang mempunyai subjek yang lebih kecil dikelompokkan mengikut abjad di dalamnya. Sekiranya diperlukan, terdapat fail tambahan yang disusun mengikut abjad dalam subpulanya. Sebagai contoh, dalam sejarah anda boleh mempunyai sub tajuk bertajuk dengan dekad dan di dalam fail tersebut, fail yang menunjuk aspek tertentu sejarah seperti teknologi atau peperangan. Subkategori ini boleh diteruskan sehingga anda merasakan sistem pemfailan adalah cekap untuk anda.
Pertimbangkan untuk mempelajari sistem "geografi" untuk dokumen yang mengandungi maklumat yang berkaitan dengan tempat. Sama seperti sistem ensiklopedia, sistem ini mempunyai kategori utama seperti negara atau negeri dengan subkategori seperti bandar atau bandar yang difailkan dalamnya dalam susunan abjad.
Memahami sekurang-kurangnya asas-asas sistem pemfailan perpuluhan. Ini adalah Sistem Dekul Dewey yang paling sering digunakan oleh perpustakaan untuk mengkategorikan buku dan bahan rujukan oleh nombor panggilan. Dalam kes ini, anda tidak boleh mempunyai lebih daripada 10 kategori kerana sekatan perpuluhan hanya menggunakan angka sifar melalui sembilan. Sepuluh kategori ini kemudiannya boleh dibahagikan kepada 10 kategori tambahan sekerap yang diperlukan dengan cara yang sama seperti sistem abjad ensiklopedia.
Memecahkan sistem perpuluhan untuk mudah mempelajari ketulan. Sebagai contoh, mungkin perpustakaan semasa anda memerlukan anda mempunyai tiga tempat perpuluhan sehingga sepuluh kategori anda akan disenaraikan sebagai 000, 100, 200 dan seterusnya, masing-masing dengan tajuk. Di dalam setiap ini akan menjadi subkategori seperti 002 atau 103 sehingga kesemua perpuluhan telah diisi. Dalam kes ini 002 bermaksud kategori dalam 000s dan 103 bermaksud kategori dalam 100-an. Sistem ini baik untuk jumlah maklumat yang sangat besar kerana perpuluhan boleh diperluas dan ditambahkan kepada yang diperlukan.